Ihre Aufgaben:
Auftragsanlage und Auftragsverwaltung
- Entgegennahme, Anlage und Verwaltung und Teilebelieferung von Kundenersatzteilbestellungen
- Überprüfung von Ersatzteilen bzgl. Sanktionen und Embargos
- Anlage und Verwaltung von SV-Einsätzen inklusive Anlage und Verwaltung der dazugehörenden Unteraufträge
- Anlage und Pflege von Service- und Wartungsverträgen; hierbei Unterscheidung ob mit oder ohne Projektstruktur (siehe Projektanlage)
- Entgegennahme, Planung und Überwachung von Reparatur- und Reklamationsaufträgen
- Anlage und Erstellung von Lieferplänen
- Anlage, Überprüfung und Verwaltung von Budgetverträgen
- Anlage und Überwachung von Maschinenupgrades mit dem Project Builder
- Anlage, Verwaltung, Befüllung und Berechnung von Konsignationslägern
- Anlage und Abwicklung von Gewährleistungs- und Kulanzaufträgen
- Anlage und Belieferung von Ersatzteilpaketen zu Maschinenaufträgen
- Anlage und Erstellung von Intercompany Aufträgen inkl. Rechnungsstellung
- Überprüfung von Steuerkennzeichen- und Sätzen im Kundenauftrag
- Erstellung von Standardersatzteilangeboten für Kundenanfragen
Projektanlage
- Organisieren von Projektübergaben mit den jeweiligen Abteilungen
- Überprüfung der eingehenden Kundenverträge auf Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen u.a.
- Abstimmung mit dem Projektleiter zur Projektanlage
Auftrags- und Teilenachverfolgung
- Prüfung der Verfügbarkeit von Ersatzteilen, ggf. Anpassung des Liefertermins
- Info an verantwortliche Abteilungen zur Einplanung der erforderlichen Ersatzteile
- Auslösen von Yellow Speed Boxes inkl. Terminüberwachung
- Organisation zum Ausbau von Ersatzteilen aus Maschinen mit Wiederbeschaffung für Montage
- Überprüfung aller offenen Aufträge bzgl. Terminverzügen
- Planung, Anlage, Befüllung, Entnahme, Berechnung, Inventurberwertung von Konsignationsläger
- Abstimmung mit Einkauf und Montage um Liefertermine einzuhalten
Lieferung EU und Drittland
- Klärung der Lieferformalitäten (Verpackung, Wahl der Spedition, Berechnung von Verpackungs- und Lieferkosten)
- Prüfung von Präferenzen
- Einhaltung der Richtlinien bei Lieferung von Gefahrstoffen
- Lieferungen zu allen oben genannten Auftragsarten incl. ZCC Bestellungen
- Anlage von Lieferpapieren ohne Auftragsbezug
- Anforderung aller Zolldokumente
- Anforderung von ATR´s (Türkei)
- Anforderung von Lieferantenerklärungen
- Vorbereitung und Abwicklung der Zollformalitäten
- Maschinennachlieferungen ohne Auftragsbezug
- Sonstige Lieferungen (z. B. IT Equipment)
Rechnungslegung
- Erstellung der Kundenausgangsrechnung nach Lieferung der Ersatzteile; Überleitung an Finance; Weiterleitung der Rechnung an Kunden per Post/E-Mail/Fax/Kurier oder Online Portal des Kunden
- Rechnungslegung bei Serviceaufträgen nach Erbringung der Leistung nach den festgelegten Konditionen
- Erstellung von vereinbarten Anzahlungsrechnungen; monatliche Prüfung inklusive Erstellung der Schlussrechnung nach Leistungserbringung
- Erstellung der Kundenrechnung nach Faktura plan
- Erstellung von IC-Abrechnungen nach DP 90
- Prüfung und Freigabe von IC Verrechnungen
Dokumentation
- Archivierung aller erforderlichen Dokumente (z. B. Bestellungen, Angebote, Rechnungen etc.) und des Schriftverkehrs mit dem Kunden im INPOINT
Mahnwesen
- Nachverfolgung von Mahnungen Level 1-2; Einholung der Zahlungsfeedbacks direkt beim Kunden
- Nachverfolgung von Mahnungen Level 3-5 in Zusammenarbeit mit Sales und Aftersales
Sonstige Aufgaben
- Kundenkontakt: Klärung von Anfragen, z.B. Liefertermine, Verfügbarkeit von Ersatzteilen, Änderung von Rechnungen etc.
- Ticketsystem über MB Service Desk
- Anwendung REMA Tool im MB Service Desk
- Überprüfung und Überwachung der offenen Aufträge
- Überprüfung und Bearbeitung der monatlichen Inventurergebnisse im Service
- Unterstützung After Sales (VK-Kalkulation, Prüfung Liefertermine, Prüfung Materialstammdaten)
- Unterstützung Technische Hotline (Versendung und Prüfung von digitalen Service Reports
